Über ein Kontrollverfahren innerhalb des Betriebs muss die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein. Außerdem muss die korrekte Übermittlung der Rechnung vom Betrieb überwacht werden.
b4 bietet den Versand der elektronischen Rechnung mit qualifizierter Signatur an. Diese gewährleistet die Rechtssicherheit für Sender und Empfänger.

Sie gewährleistet per se Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung. Bei der elektronischen Signatur muss der Empfänger ihre Echtheit kontrollieren und das Ergebnis festhalten.
Als registrierter Teilnehmer übernimmt b4 die Erstellung von Zertifikat und Prüfprotokoll kostenfrei für Sie.

Lesbar ist eine Rechnung dann, wenn die Pflichtangaben zur Umsatzsteuer für das menschliche Auge durch den Einsatz eines Betrachtungsprogramms den Inhalt sehen kann.
Dies ist durch die Zustellung z.B. bei PDF-Formaten sichergestellt.

Name und Anschrift von Unternehmen und Empfänger müssen genauso angegeben sein wie das Ausstelldatum, die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände bzw. die Art der Leistung.
b4 überprüft automatisch die nach §14 UStG. notwendigen Pflichtangaben.

Umsatzsteuerrechtlich gilt eine Aufbewahrungsdauer von zehn Jahren für Rechnungen. Dabei dürfen sie nicht verändert, gelöscht oder vernichtet werden.
Hierzu bietet b4 eine Langzeitarchivierung für alle Dokumente an. Mit einer Schnittstelle zu DATEV Unternehmen Online wird eine kaufmännische Software integriert, die eine ganzheitliche Auftragsabwicklung ermöglicht.

Unter bestimmten Voraussetzungen können Papierrechnungen eingescannt werden. Die Originale können danach vernichtet werden, wenn sie nicht nach anderen Rechtsvorschriften im Original aufzubewahren sind.
Für die Digitalisierung bietet b4 den Service Scan2Inbox (Link) an.

Bei elektronischen Rechnungen gilt die Dokumentationspflicht - und zwar für alle Geschäftsabläufe. Von dem Vorgang der Rechnungsstellung beim Versender über den Zustellungsweg bis zur Rechnungsprüfung beim Empfänger. Die Dokumentation muss über den gesamten vorgeschriebenen Zeitraum hinweg aufbewahrt werden.
b4 bietet neben der automatischen Prüfung nach §14 UStG., der qualifizierten Signatur, der kostenfreien Erstellung von Zertifikat und Prüfprotokoll, verschiedene Archivierungslösungen an.

Ja - Bei unangekündigten Kontrollen zur Umsatzsteuer können Prüfer einen Zugriff auf elektronisch gespeicherte Daten und Dokumente fordern. Dieser Zugriff muss unverzüglich bzw. in angemessener Zeit zur Verfügung stehen.
Über die b4 Langzeitarchivierung oder die Services unseres Partners DATEV können diese Anforderungen sicher gestellt werden.